Datenschutzrichtlinie für den Union Tennisclub Klaus
Stand 24.5.2018
Wer ist für den Umgang mit personenbezogenen Daten verantwortlich
Der Union Tennisclub Klaus, Kothmahd 4, 6833 Klaus, E-Mail info@utcklaus.at ist verantwortlich, die personenbezogenen Daten ausreichend zu schützen.
Welches Interesse hat der Union Tennisclub Klaus an den Daten und aus welchem Grund dürfen wir diese verarbeiten
Vertragserfüllung:
Die Vereinsmitgliedschaft stellt einen Vertrag auf Basis der Vereinsstatuten dar.
Als Vereinszweck ist in den Statuten die „Pflege und Förderung des Tennissports“ festgelegt, dies wird durch die Errichtung, Erhaltung und Bereitstellung von Tennisanlagen sowie die Durchführung von Wettkämpfen und Training gewährleistet. Die Förderung von Kindern, Jugendlichen und Familien hat großen Stellenwert. Breitensport und Spitzensport finden gleichermaßen Anerkennung.
Pflichten der Mitglieder sind die Einhaltung von Statuten und Beschlüssen der übergeordneten Verbände (VTV, ÖTV), die Zahlung von Beiträgen sowie die Förderung der Interessen des Vereines. Die Rechte sind die Teilnahme an den Veranstaltungen des Vereines sowie das aktive und passive Wahlrecht bei der Generalversammlung.
Berechtigte Interessen des Union Tennisclub Klaus:
Mitglieder werden anhand von Alter, Geschlecht und sportlicher Eignung verschiedenen Mannschaften zugeteilt. Durch die Form der Online-Datenerhebung über die Homepage und die Gestaltung eben dieser Homepage ist die Verarbeitung der eingegebenen Daten unmittelbar absehbar.
Da ein Teil unserer Mitglieder minderjährig ist, ist es nötig, auch die Namen und Kontaktdaten der Erziehungsberechtigten zu kennen.
Im Rahmen der Förderung der Interessen des Vereins erheben wir auch, in welcher Form Mitglieder den Verein bereits unterstützen, Unterstützung angeboten haben, oder ob wir sie bezüglich spezieller Unterstützungsleistungen kontaktieren wollen.
Sportergebnismanagement: Auch die Veröffentlichung von Ergebnislisten von Wettkämpfen ist ein berechtigtes Interesse, da diese ein wesentliches Element im Sport sind mit dem Ziel eines Leistungsvergleichs. Daher ist ein wesentlicher Bestandteil von öffentlichen Wettkämpfen, dass die Leistungen publik gemacht werden.
Foto- und Videoaufnahmen: Im Rahmen öffentlicher Veranstaltungen werden regelmäßig Foto- und Videoaufnahmen erstellt und diese Aufnahmen auch in öffentlichen Medien veröffentlicht. Mit Betreten der Veranstaltungsstätten des Vereines erklären sich die Besucher damit einverstanden.
Welche Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten wir?
- Identität des Mitglieds: Name, Adresse, Geburtsdatum
- Erreichbarkeit: Telefonnummern und E-Mail-Adresse
- Einteilung in Mannschaften: Geschlecht, Alter
- Bei minderjährigen Spielern erheben und verarbeiten wir auch die Kontaktdaten der Erziehungsberechtigten, die der Mitgliedschaft zustimmen mussten: Name, Telefon, E-Mail
An wen geben wir die Daten weiter?
- Externe Dienstleister:Daten von Mitgliedern werden über den Dienstleister reeweb in der Schweiz auf Basis eines Auftragsverarbeiter-Vertrages in der Cloud-Software ClubDesk verwaltet.
- Übergeordnete Verbände:Zur Ausstellung von Lizenzen zur Teilnahme an Meisterschaften und/oder Turnieren - Vorarlberger Tennisverband (VTV), Österreichischer Tennisverband (ÖTV) - müssen personenbezogene Daten übermittelt werden.
- Organisatoren von Veranstaltungen, an denen die jeweiligen Mitglieder teilnehmen: Daten, die im Rahmen der Mitgliedschaft abgefragt wurden oder spezifisch für den Anlass erhoben werden – Spielerlisten, aber auch Angaben, die rechtlich nötig sind, wie z.B. Lizenznummern
- Tennisspezifische Ausbildungen:Bei Teilnahme an tennisspezifischen Ausbildungen geben wir die notwendigen Daten an die Ausbildungsorganisation weiter, sofern eine Anmeldung über den Verein gewünscht ist.
Zur direkten und raschen Kommunikation innerhalb von Mannschaften haben sich WhatsApp-Gruppen als ein gängiges Instrument erwiesen. Häufig erstellen Trainer oder Elternvertreter diese Gruppen in Ausübung ihrer Funktion und somit in Verantwortung des Vereins. Da in derartigen Gruppen aber die Telefonnummern und Namen allen Gruppenmitgliedern zugänglich gemacht werden, werden wir künftig explizit bei Anmeldung die Zustimmung dazu einholen und bei Nicht-Vorliegen der Zustimmung keine Einladung zu einer solchen Gruppe versenden.
Wie lange werden die Daten gespeichert?
Wir speichern die mit einem Mitgliedskonto verbundenen personenbezogenen Daten mindestens so lange, wie es zur Erfüllung der Rechte und Pflichten aus der zugrundeliegenden Vereinsmitgliedschaft nötig ist.
Darüber hinaus bewahren wir Daten je nach Wahrscheinlichkeit eines erneuten Kontaktes1 bis maximal 5 Jahre auf, um bei einem Wiedereintritt oder erneuter Teilnahme an Veranstaltungen den Verwaltungsaufwand zu reduzieren.
Welche Rechte haben Sie?
Wenn wir dazu aufgefordert werden, dann geben wir jederzeit Auskunft über alle personenbezogenen Daten, die wir verarbeiten. Zusätzlich haben Sie ein Recht auf Datenportabilität und somit Herausgabe der von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format.
Sie können in jedem Fall eine Berichtigung Ihrer Daten verlangen, unter bestimmten Voraussetzungen auch die Einschränkung der Verarbeitung sowie eine Löschung Ihrer personenbezogenen Daten. Dies betrifft jedoch nur jene Daten, die nicht für die Vertragserfüllung oder aus begründeten Interessen des Vereins verarbeitet werden.
Personenkreis
Neben den Daten der Mitglieder verarbeitet der Union Tennisclub Klaus auch die Daten von Sponsoren, Lieferanten und Funktionsträgern im öffentlichen Dienst im für den jeweiligen Geschäftsvorfall nötigen Ausmaß gemäß dieser Datenschutzrichtlinie.